Como gerir uma agência de representação de futebolistas.

Gerir uma agência é gerir informação

Cada jogador que representas traz um clube, um ou vários contratos, um círculo próximo, conversas com clubes e datas que não podem passar. Quantos mais jogadores tens, mais fácil é que algo fique por resolver.

O que separa uma agência organizada de uma desorganizada não é o número de jogadores, é que cada dado tenha o seu lugar e que o encontres quando precisas dele.

1. Uma ficha por jogador, com tudo

Começa pelo básico: que tudo o que diz respeito a cada jogador esteja no mesmo sítio.

• O clube atual e o contrato, com a data de fim.
• O teu contrato de representação e, se existirem, os contratos de patrocínio dele.
• As pessoas próximas dele e como contactá-las.
• O historial dele contigo: chamadas, reuniões, tarefas e notas.

Assim, quando um clube te pergunta por ele ou precisas de explicar tudo o que fizeste pelo teu jogador, tens a resposta num minuto. Na wiqo, cada jogador tem a sua ficha completa.

2. Contratos e documentos, à mão e com avisos

Os contratos são o mais delicado numa agência: é preciso tê-los localizados e saber quando termina cada um, com tempo para agir. Convém controlar pelo menos três: o do jogador com o clube, o teu contrato de representação e os de patrocínio.

Guarda os documentos assinados num sítio seguro, não num chat nem numa pasta partilhada, e define avisos com a antecedência de que precisas para cada tipo de contrato.

Na wiqo carregas os contratos e documentos de cada jogador e ficam cifrados: só se abrem com a tua chave de acesso. Defines a data de fim de cada contrato, escolhes com quanta antecedência queres o aviso e a wiqo avisa-te automaticamente.

3. Cada conversa, registada

Boa parte do trabalho de um agente passa pelo telefone: com jogadores, com famílias e com clubes. Se não deixas registo do que se fala, essa informação só vive na tua memória. A regra é simples: depois de cada conversa importante, aponta o que se disse e o que fica pendente.

Na wiqo, quando ligas a um jogador a partir da app, fica registado que lhe ligaste. Se quiseres guardar aquilo de que falaram, contas tudo com o Relatório por voz e fica no historial dele. As chamadas não são gravadas. E como cada conversa fica no historial dele, a wiqo sabe quando falaste com ele pela última vez: escolhes de quanto em quanto tempo queres falar com cada jogador, por exemplo todas as semanas, e se passar esse tempo, avisa-te.

4. As operações, por fases

Transferir um jogador quase nunca é uma linha reta: falas com vários clubes ao mesmo tempo e cada um está num ponto diferente. Coloca cada clube na sua fase, da prospeção ao fecho, e aponta sempre o próximo passo com a respetiva data.

Na wiqo, cada operação mostra os clubes interessados, a fase em que está cada um e qual é o próximo passo. Tens isso em Operações.

5. A tua rede de clubes

Os clubes são a outra metade do negócio. Saber com que clubes tens relação, com quem falas em cada um e o que já trataram poupa-te a começar do zero em cada mercado.

Na wiqo, cada clube tem a sua ficha em Clubes: os teus jogadores no plantel dele, os que lhe ofereceste, as tuas operações com ele, tudo o que falaram e os contactos dele.

6. Um sistema para o dia a dia

A semana de um agente mistura jogos, viagens, reuniões, chamadas e tarefas. Se cada coisa está num sítio diferente, planear torna-se uma subida. O ideal é ter os eventos e as tarefas juntos e ver de relance o que há hoje e o que é urgente.

Na wiqo, a Agenda reúne os teus eventos e os jogos dos teus jogadores, e o To Do as tuas tarefas. No Dashboard vês o que há hoje, o que está mais próximo e o que é urgente.

7. Uma revisão todas as semanas

Reserva um momento fixo por semana para rever a agência inteira:

• As operações abertas e o próximo passo de cada uma.
• Os contratos que estão a chegar ao fim.
• As tarefas em atraso.
• Os jogadores com quem não falas há algum tempo.

Na wiqo, a wiqo AI prepara-te todas as semanas o que é urgente com os teus jogadores, com recomendações que podes transformar em tarefas.

8. Quando a agência cresce

Com mais jogadores, ou com mais pessoas a trabalhar contigo, a organização passa de recomendável a imprescindível:

• Deixa claro quem acompanha cada jogador.
• Usem todos o mesmo método para registar conversas, operações e tarefas.
• Que a informação de cada jogador não dependa da memória de uma só pessoa.

Em resumo

• Uma ficha por jogador, com tudo.
• Contratos guardados e com avisos.
• Cada conversa, registada.
• Operações por fases, com o próximo passo.
• A tua rede de clubes, organizada.
• Eventos e tarefas no mesmo sítio.
• Uma revisão fixa todas as semanas.

Se queres ver como tudo isto encaixa numa só app, aqui tens a wiqo para agentes e agências.